Quy định về cho thuê nhà làm văn phòng và thủ tục cần biết

Thuê nhà làm văn phòng là một trong những công việc đầu tiên và quan trọng với bất cứ một công ty, doanh nghiệp nào. Ngược lại, cho thuê nhà làm văn phòng là một hình thức của kinh doanh bất động sản, là một ngành dịch vụ đang rất phát triển hiện nay. Để thực hiện được việc thuê và cho thuê đòi hỏi cả hai bên đều phải nắm vững các quy định, thủ tục, điều kiện pháp lý theo đúng pháp luật.

1. Quy định về thuê nhà làm văn phòng

- Điều kiện của văn phòng được đưa vào cho thuê

+ Trong Giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất phải có đăng ký quyền sở hữu nhà và công trình xây dựng gắn liền với đất. Đối với nhà, công trình xây dựng có sẵn trong dự án đầu tư kinh doanh BĐS thì chỉ cần Giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật đất đai. Tham khảo thêm thông tin tại đây: https://vanphongchothue.net

+ Trước và trong thời gian cho thuê thì chủ nhà không xảy ra tranh chấp đất đai, nhà ở hay công trình nằm trên phạm vi đất cho thuê với các chủ thể khác.

+ Văn phòng cho thuê không xảy ra vi phạm pháp luật hay đang trong quá trình thi hành án trong thời gian cho thuê.

+ Chỉ được cho thuê nhà riêng của cá nhân hoặc nhà của tổ chức, tập thể làm văn phòng, không được cho thuê chung cư làm văn phòng.

+ Cá nhân hoặc gia đình có thể cho thuê nhà riêng làm văn phòng mà không cần có giấy phép về thành lập doanh nghiệp.

- Hợp đồng quy định về cho thuê nhà làm văn phòng công ty

Theo quy định của pháp luật, giữa hai bên cho thuê và thuê phải thỏa thuận với nhau các quy định, điều khoản, quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình giao dịch. Quá trình này được thể hiện cụ thể bằng các văn bản hợp đồng, áp dụng với cả hình thức thuê mặt bằng bán cafe mang đi.

Hợp đồng sẽ là cơ sở pháp lý để hai bên thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình đối với bên còn lại, đồng thời là căn cứ để xử lý khi xảy ra các vấn đề sau này. Hợp đồng phải được ký kết, xác nhận của chính quyền và cơ quan chức năng có thẩm quyền liên quan, được sao lưu để các bên lưu giữ làm cơ sở thực hiện.

- Trong hợp đồng quy định về thuê nhà làm văn phòng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin và điều khoản sau:

• Thông tin, lý lịch của bên cho thuê và bên thuê.
• Thời gian ký kết hợp đồng, thời gian bắt đầu hiệu lực và thời gian chấm dứt hợp đồng, cũng như các mốc quan trọng khác.
• Các điều khoản, quy định về thiết kế, trang bị, sử dụng cơ sở vật chất: cần đầy đủ, cụ thể, nhất là các hệ thống tiện ích đáp ứng nhu cầu của bên thuê.
• Các quy định về tài chính, bao gồm tổng chi phí, chi phí cụ thể từng hạng mục, thời gian và phương thức thanh toán
• Các dịch vụ khác có liên quan.
• Chữ ký của các bên, đóng dấu chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.

- Đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê

Theo quy định về thuê nhà làm văn phòng, bên cho thuê được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng khi bên thuê có các vi phạm sau:

• Chậm thanh toán tiền thuê nhà 03 tháng trở lên hoặc chậm thời gian đã thống nhất trong hợp đồng.
• Bên thuê sử dụng văn phòng để thực hiện các hành vi trái pháp luật hoặc các hành động không đúng như thỏa thuận trong hợp đồng.
• Bên thuê có các hành vi làm hư hỏng, tổn hại đến cơ sở vật chất, kết cấu hoặc tự ý làm thay đổi hiện trạng của ngôi nhà hoặc phòng đang thuê mà không có sự đồng ý bằng văn bản của bên cho thuê.

Bên cạnh đó, theo quy định về thuê nhà làm văn phòng thì bên thuê cũng có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà riêng làm văn phòng nếu bên cho thuê có các hành vi sau:

• Nhà cho thuê không đảm bảo được thiết kế, cấu trúc, cơ sở vật chất như quảng cáo ban đầu, hoặc trong quá trình bên thuê sử dụng bị xuống cấp do các yếu tố khách quan mà bên cho thuê không kịp thời tu sửa, bảo dưỡng...
• Tăng giá thuê nhà một cách bất hợp pháp so với giá thị trường hoặc tăng giá mà không có sự thông báo trước và chấp nhận của bên thuê.
• Bên thuê không được sử dụng cơ sở vật chất hay các tiện ích trong phạm vi thuê của mình do tác động từ bên ngoài mà không có sự can thiệp kịp thời của bên cho thuê.

Bên nào đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà phải báo cho bên còn lại biết trước ít nhất 01 tháng hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng.

2. Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng

Các doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng phải nắm vững các quy định, điều kiện về thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng như sau:

- Chuẩn bị giấy tờ pháp lý cần thiết

Bên cho thuê phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để đảm bảo quá trình thực hiện đúng với quy định của pháp luật. Các loại giấy tờ thường gặp nhất là căn cước công dân, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép kinh doanh...

- Làm hợp đồng thuê nhà làm văn phòng

Hai bên tiến hành thỏa thuận về các điều khoản trước khi ký kết hợp đồng, đảm bảo các bên nắm rõ về chi phí thuê, tiền đặt cọc, thời hạn hợp đồng, điều kiện thanh toán, trách nhiệm bảo trì, các điều khoản xử lý vi phạm,...

Bản hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty được soạn thảo dưới dạng văn bản, bao gồm đầy đủ các điều khoản về quyền và nghĩa vụ của các bên cùng những quy định xử lý khi phát sinh sự cố. Hợp đồng này sẽ được soạn thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý như nhau.

- Kiểm tra và ký hợp đồng thuê nhà làm văn phòng

Doanh nghiệp muốn thuê nhà làm văn phòng làm việc, trụ sở công ty đều phải ký kết hợp đồng với bên cho thuê. Trước khi ký phải kiểm tra thật kỹ các nội dung trong hợp đồng, đảm bảo nhất trí cao với các điều khoản và không để xảy ra tình trạng bị gài các nội dung không mong muốn. Tuy không bắt buộc nhưng hai bên nên thống nhất công chứng để làm cơ sở đảm bảo quyền lợi và tránh các tranh chấp xảy ra.

- Thanh toán và đặt cọc

Bên thuê nhà làm văn phòng thực hiện thanh toán và đặt cọc theo nội dung đã thống nhất trong hợp đồng. Việc thanh toán cần đúng hạn, đúng số tiền và đúng hình thức tìm hiểu các thông tin cho thuê văn phòng hạch toán như thế nào để có thể hạch toán chi phí một cách chính xác nhất, tránh trường hợp phát sinh nhiều chi phí không đáng có.

- Hoàn thiện thủ tục và chuyển văn phòng

Sau khi đã hoàn thiện tất cả các bước trên, bên thuê kiểm tra lại một lần nữa những thủ tục còn thiếu để bổ sung và bắt đầu tiến hành chuyển sang văn phòng đã thuê để sử dụng theo mục đích đã thống nhất.

Tóm lại, việc cho thuê và thuê văn phòng làm công ty đang là xu thế phát triển tất yếu trong thời đại ngày nay. Nó thể hiện rõ mối quan hệ cung cầu giữa các bên, và tạo ra sự hợp tác để cùng nhau tạo ra lợi nhuận. Tuy nhiên, để việc cho thuê và thuê được diễn ra thuận lợi đòi hỏi các bên phải nắm bắt chặt chẽ các quy định về thuê nhà làm văn phòng, thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng theo quy định của pháp luật để đảm bảo thực hiện đúng.